Il cliente
Uno studio tecnico associato che offre servizi di:
- Progettazione architettonica (residenziale, commerciale, ristrutturazioni)
- Direzione lavori e coordinamento cantieri
- Pratiche edilizie (SCIA, permessi di costruire, agibilità)
- Certificazioni energetiche (APE)
- Consulenze tecniche e perizie
Lo studio è composto da due architetti titolari, tre collaboratori (architetti e ingegneri), un geometra per le pratiche catastali e una segretaria amministrativa. Gestiscono contemporaneamente decine di progetti in fasi diverse.
La sfida: progetti che si perdono tra email e cartelle
Prima di Gestora, lo studio faticava a tenere traccia di tutto:
Progetti senza visibilità d’insieme
Ogni professionista seguiva i propri progetti in autonomia. I titolari non avevano un quadro aggiornato di tutti i lavori in corso, delle scadenze imminenti, dei carichi di lavoro.
“Scoprivamo che una pratica era in ritardo solo quando il cliente chiamava arrabbiato. Non avevamo controllo.”
Scadenze critiche dimenticate
Le pratiche edilizie hanno scadenze tassative: integrazioni richieste dal Comune, termini per osservazioni, validità dei permessi. Senza un sistema di alert, alcune scadenze venivano mancate con conseguenze per i clienti.
Documentazione dispersa
Tavole di progetto, relazioni tecniche, pratiche comunali, email con i clienti erano sparsi tra computer personali, server di studio e caselle email. Trovare l’ultima versione di un documento era un’impresa.
Nessuno storico delle comunicazioni
Le interazioni con clienti, imprese e uffici tecnici non venivano registrate. Quando un collega prendeva in mano un progetto altrui, doveva ricostruire tutto da zero.
Costi di progetto non tracciati
Spese vive, consulenze esterne, oneri comunali venivano annotati in modo frammentario. A fine lavoro era difficile verificare se il progetto era stato economicamente sostenibile.
Relazioni e documenti tecnici da rifare ogni volta
Relazioni tecniche, computi metrici, capitolati venivano redatti partendo ogni volta da zero o modificando documenti precedenti, con errori e inconsistenze.
La soluzione: Gestora
Gestione progetti con Tasks
Il modulo Tasks organizza ogni progetto in fasi strutturate:
Fasi tipo di un progetto edilizio:
- Preliminare (sopralluogo, rilievo, studio fattibilità)
- Definitivo (progetto architettonico, preventivi)
- Esecutivo (tavole esecutive, dettagli costruttivi)
- Pratiche (presentazione SCIA/permesso, integrazioni)
- Cantiere (direzione lavori, contabilità, SAL)
- Chiusura (collaudo, agibilità, archiviazione)
Per ogni task:
- Descrizione attività
- Responsabile assegnato
- Scadenza
- Priorità e stato
- Collegamento al cliente
I titolari vedono in un’unica dashboard tutti i progetti con il loro stato di avanzamento e le scadenze imminenti.
Anagrafica clienti e commesse con Contacts
Il modulo Contacts gestisce clienti e stakeholder:
Tipologie di contatti:
- Committenti (privati, aziende, enti pubblici)
- Imprese edili
- Fornitori e consulenti esterni
- Uffici tecnici comunali
Per ogni cliente:
- Dati anagrafici e fiscali
- Progetti in corso e conclusi
- Referente principale
- Storico comunicazioni
- Documenti contrattuali
Quando un cliente chiama, chiunque risponda vede tutto il suo storico e può dare informazioni.
Scadenze e alert con Reminders
Il modulo Reminders tiene sotto controllo le scadenze critiche:
Reminder configurati:
- Scadenze pratiche comunali
- Termini per integrazioni
- Rinnovi assicurazioni professionali
- Scadenze certificati e attestati
- Follow-up con clienti
- Pagamenti da sollecitare
Ogni mattina, i professionisti vedono le scadenze del giorno e della settimana. Nulla viene dimenticato.
“Le pratiche comunali hanno tempi rigidi. Un giorno di ritardo può significare il rigetto. Ora abbiamo alert con largo anticipo.”
Documentazione organizzata con Directory
Il modulo Directory struttura l’archivio di studio:
Struttura cartelle:
Progetti/
├── 2024-Rossi-Ristrutturazione/
│ ├── 01-Rilievo/
│ ├── 02-Progetto/
│ ├── 03-Pratiche/
│ ├── 04-Cantiere/
│ └── 05-Chiusura/
├── 2024-Bianchi-NuovaCostruzione/
│ └── ...
Modelli/
├── Relazioni-tipo/
├── Contratti/
└── Modulistica/
Ogni documento è al suo posto, con versioni tracciate e accesso controllato. I collaboratori vedono i progetti assegnati, i titolari vedono tutto.
Relazioni tecniche con Company Report
Il modulo Company Report standardizza la documentazione tecnica:
Template configurati:
- Relazione tecnica di progetto
- Relazione strutturale
- Computo metrico estimativo
- Capitolato speciale d’appalto
- Relazione a struttura ultimata
- Relazione energetica
Ogni relazione viene generata dal template, compilando i campi specifici del progetto. Qualità uniforme e tempi ridotti.
“Prima ogni relazione era diversa. Ora abbiamo uno standard professionale che ci fa risparmiare ore di lavoro.”
Calendario condiviso
Il modulo Calendar coordina le attività esterne:
- Sopralluoghi e rilievi
- Riunioni con clienti
- Incontri in cantiere
- Appuntamenti con imprese
- Visite in Comune
Ogni professionista vede i propri impegni e quelli dei colleghi, evitando sovrapposizioni e ottimizzando gli spostamenti.
Note di progetto
Il modulo Notes raccoglie informazioni non strutturate:
- Appunti da sopralluoghi
- Indicazioni del cliente
- Soluzioni tecniche da valutare
- Problemi emersi in cantiere
- Idee progettuali
Le note rimangono collegate al progetto e consultabili da tutto il team.
I risultati
- Progetti sotto controllo: visibilità completa su stato e scadenze
- Zero scadenze mancate: alert automatici con largo anticipo
- Documentazione ordinata: ogni file al suo posto, sempre trovabile
- Relazioni professionali: template standardizzati, qualità uniforme
- Team coordinato: tutti sanno chi fa cosa e quando
- Clienti informati: storico completo per rispondere a qualsiasi domanda
Conclusioni
Gestora ha trasformato lo studio tecnico da un insieme di professionisti che lavorano in parallelo a un team integrato con:
- Visibilità condivisa su tutti i progetti
- Scadenze monitorate e rispettate
- Documentazione strutturata e accessibile
- Standard qualitativi uniformi
“Siamo passati dal caos organizzato alla vera organizzazione. I clienti lo notano: siamo più puntuali, più precisi, più professionali.”
— Architetto titolare
Vuoi saperne di più?
Gestora si adatta a studi di architettura, ingegneria, geometri e professionisti tecnici. La flessibilità del sistema permette di configurare fasi di progetto, scadenze e documentazione sulle specifiche esigenze dello studio.
Funzionalità utilizzate in questo caso:
- Tasks per fasi di progetto e attività
- Contacts per clienti, imprese, consulenti
- Reminders per scadenze pratiche e follow-up
- Directory per archivio documentale strutturato
- Company Report per relazioni tecniche standardizzate
- Calendar per appuntamenti e sopralluoghi
- Notes per appunti e indicazioni