Il cliente
Un’azienda italiana leader nella distribuzione di prodotti per il settore beauty e pharma, con una rete commerciale attiva su tre canali principali:
- Farmacie
- Centri Estetici
- Profumerie
L’azienda gestisce diversi agenti sul territorio, organizzati per aree geografiche con una struttura gerarchica che prevede responsabili di zona e agenti operativi.
La sfida: il caos dei fogli Excel
Prima dell’implementazione di Gestora, l’azienda si trovava ad affrontare problematiche critiche che impattavano direttamente sul business:
Informazioni frammentate e non allineate
Ogni agente manteneva i propri file Excel con le informazioni sui clienti visitati. Questi file non erano sincronizzati, creando situazioni paradossali dove un agente visitava una farmacia senza sapere che un collega della stessa azienda era passato appena 2 giorni prima.
“Entravamo dal cliente e scoprivamo che il nostro collega era passato il giorno prima. Una figuraccia che ci faceva sembrare disorganizzati.”
Clienti persi per mancato follow-up
Senza un sistema centralizzato di promemoria e tracking, molte attività di ricontatto venivano dimenticate. Potenziali clienti interessati non venivano più ricontattati, con conseguente perdita di opportunità commerciali.
Zero visibilità sul processo di acquisizione
La direzione commerciale non aveva modo di avere una visione d’insieme su:
- Quante visite venivano effettuate
- Quali zone erano coperte e quali trascurate
- A che punto era il processo di acquisizione di ogni potenziale cliente
- Le performance dei singoli agenti e delle aree
La soluzione: Gestora
Configurazione multi-categoria con custom fields
Gestora è stato configurato con tre categorie di entità distinte, ognuna con campi personalizzati specifici per la tipologia:
Farmacie
- Tipologia (Comunale, Privata, Catena)
- Numero collaboratori
- Presenza corner cosmesi
- Fatturato stimato settore beauty
- Gruppi di acquisto affiliati
Centri Estetici
- Tipologia trattamenti (viso, corpo, epilazione)
- Numero cabine
- Marchi attualmente trattati
- Fascia prezzo servizi
Profumerie
- Superficie punto vendita
- Posizionamento (lusso, mass market)
- Presenza corner consulenza
- Marchi premium trattati
Gestione gerarchica degli utenti
Il sistema di permessi di Gestora ha permesso di replicare esattamente la struttura aziendale:
Direzione Commerciale
└── Responsabile Area Nord
│ ├── Agente Milano
│ ├── Agente Torino
│ └── Agente Verona
│
└── Responsabile Area Centro
│ ├── Agente Roma
│ ├── Agente Firenze
│ └── Agente Bologna
│
└── Responsabile Area Sud
├── Agente Napoli
├── Agente Bari
└── Agente Palermo
Ogni livello vede esattamente ciò che deve vedere:
- La Direzione ha visibilità completa su tutte le entità e tutti gli agenti
- I Responsabili di Area vedono solo le entità e gli agenti della propria zona
- Gli Agenti vedono le proprie entità assegnate e, dove configurato, quelle dei colleghi della stessa area
Timeline e storico visite (entity data)
Una delle funzionalità più apprezzate è stata la possibilità di inserire informazioni aggiuntive su ogni entità creando una vera e propria timeline:
- Chi ha visitato la farmacia/centro/profumeria
- Quando è avvenuta la visita
- Esito della visita
- Note e informazioni raccolte
- Prossimi passi concordati
Ogni agente, aprendo il profilo di un’entità, può vedere immediatamente lo storico completo delle interazioni, evitando sovrapposizioni e presentandosi sempre preparato.
Calendario condiviso con visibilità gerarchica
Il calendario integrato permette di:
- Pianificare appuntamenti e visite
- Vedere gli impegni dei colleghi (in base ai permessi)
- Evitare sovrapposizioni territoriali
- Coordinare visite congiunte quando necessario
I responsabili di area possono visualizzare tutti gli appuntamenti dei propri agenti, ottimizzando la copertura territoriale.
Directory per materiale condiviso
Con il modulo Directory, l’azienda ha centralizzato tutto il materiale commerciale:
- Cataloghi prodotti
- Listini aggiornati
- Presentazioni aziendali
- Materiale formativo
- Documenti contrattuali
Anche qui, la visibilità è gestita tramite permessi: ogni agente accede solo al materiale pertinente al proprio ruolo e alla propria area.
Fase 2: estensione al team interno
Visto il successo dell’implementazione con la rete agenti, l’azienda ha deciso di estendere l’utilizzo di Gestora anche al team interno per:
- Gestione task e progetti interni
- Calendario aziendale
- Condivisione informazioni tra reparti
- Tracking attività amministrative
La configurazione dei permessi ha permesso di mantenere completamente separati i due ambienti: il team interno non vede le attività degli agenti e viceversa, pur utilizzando la stessa piattaforma.
I risultati
- Niente più visite duplicate: gli agenti sanno sempre chi è passato e quando
- Clienti seguiti con costanza: i promemoria automatici evitano che i contatti vengano dimenticati
- Report immediati: la direzione ha visibilità in tempo reale senza dover consolidare fogli Excel
- Immagine aziendale professionale: mai più figuracce con visite ravvicinate non coordinate
- Agenti più efficaci: arrivano dal cliente conoscendo già lo storico
- Decisioni basate sui dati: la direzione può analizzare informazioni reali per ottimizzare la strategia
- Onboarding veloce: i nuovi agenti accedono subito a tutto lo storico delle entità assegnate
- Team interno allineato: una sola piattaforma per tutta l’azienda
Conclusioni
Gestora ha trasformato un processo frammentato e inefficiente basato su Excel in un sistema centralizzato, gerarchico e in tempo reale che ha:
- Eliminato le sovrapposizioni tra agenti
- Ridotto drasticamente i clienti persi
- Dato visibilità completa alla direzione
- Unificato la gestione agenti e team interno
“Prima passavamo ore a consolidare fogli Excel per capire cosa stesse succedendo. Oggi apro Gestora e ho tutto sotto controllo in tempo reale. Non torneremmo mai indietro.”
— Direttore commerciale
Vuoi saperne di più?
Gestora è una piattaforma flessibile che si adatta a qualsiasi struttura organizzativa. Che tu gestisca una rete di agenti, un team interno o entrambi, possiamo configurare il sistema per le tue esigenze specifiche.
Funzionalità chiave:
- Entità personalizzabili con custom fields
- Sistema di permessi gerarchico
- Calendario condiviso
- Timeline e storico interazioni
- Directory documenti
- Report e analytics
- Modulo reminder e task