Il cliente
Un gruppo di concessionarie auto con presenza su più territori, che gestisce tre siti web WordPress dedicati a diversi brand e segmenti di mercato. L’azienda conta su un team commerciale distribuito su più sedi, con la necessità di coordinare lead, appuntamenti e offerte in modo centralizzato.
La sfida: lead dispersi e archiviazione manuale
Prima dell’implementazione di Gestora, l’azienda affrontava diverse criticità operative:
Lead persi tra i vari siti
Con tre siti WordPress attivi, i contatti arrivavano da moduli diversi e venivano gestiti separatamente. Non esisteva un punto unico dove visualizzare tutti i lead in ingresso, con il rischio concreto di perdere potenziali clienti o di contattarli in ritardo.
Archiviazione manuale lenta e inefficiente
Ogni lead veniva archiviato manualmente, copiando i dati dai moduli dei siti in fogli di calcolo o sistemi locali. Questo processo richiedeva tempo prezioso e introduceva errori di trascrizione.
“Passavamo ore a scaricare i contatti dai vari siti e inserirli manualmente. Nel frattempo, i lead più caldi si raffreddavano.”
Nessuna visibilità sullo stato delle trattative
Il team non aveva modo di sapere a che punto fosse ogni lead: chi lo stava seguendo, se era stata inviata un’offerta, quale fosse lo stato della negoziazione.
Cataloghi cartacei obsoleti
L’invio di cataloghi PDF o cartacei creava problemi: prezzi non aggiornati, prodotti non più disponibili, versioni diverse in circolazione che generavano confusione con i clienti.
La soluzione: Gestora
Sincronizzazione automatica con WordPress
Il modulo Contact di Gestora è stato collegato via API ai tre siti WordPress. Ora, ogni volta che un visitatore compila un modulo di contatto su uno qualsiasi dei siti:
- Il lead viene automaticamente salvato in Gestora
- I dati vengono normalizzati e centralizzati
- Il team riceve una notifica immediata
- Nessun intervento manuale richiesto
Questo ha eliminato completamente il rischio di perdere lead e ha azzerato il tempo dedicato all’archiviazione manuale.
Organizzazione automatica in 14 settori
I lead vengono automaticamente categorizzati in 14 settori diversi in base a:
- Sito di provenienza
- Tipologia di richiesta
- Prodotto o servizio di interesse
- Area geografica
Questa categorizzazione automatica permette al team di avere immediatamente chiaro il contesto di ogni lead e di assegnarlo al commerciale più adatto.
Pipeline e gestione stati
La pipeline di Gestora offre una visione chiara dello stato di ogni lead e delle relative offerte:
Nuovo lead → Primo contatto → Preventivo inviato → In negoziazione → Chiuso (vinto/perso)
Funzionalità della pipeline:
- Visualizzazione dello stato di ogni lead
- Storico delle interazioni e delle offerte
- Visibilità configurabile per tutto il team o solo per membri specifici
- Filtri per stato, settore, commerciale assegnato
I responsabili hanno sempre sotto controllo l’andamento delle trattative, mentre ogni commerciale vede chiaramente il proprio carico di lavoro.
Calendario condiviso per il team
Il modulo Calendar permette di gestire appuntamenti ed eventi in modo coordinato:
- Gli agenti nelle varie concessionarie vedono i propri appuntamenti
- I responsabili hanno visibilità sugli impegni di tutto il team
- Le date e i dettagli sono sempre allineati per tutti
- Si evitano sovrapposizioni e doppie prenotazioni
“Prima capitava che due commerciali fissassero appuntamenti con lo stesso cliente a distanza di un giorno. Ora è impossibile.”
Catalogo online personalizzato
Una delle funzionalità più apprezzate è il modulo Catalogo, che ha rivoluzionato il modo di presentare prodotti e prezzi ai clienti:
Come funziona:
- Ogni cliente può ricevere un URL dedicato al proprio catalogo
- I prodotti e i prezzi visualizzati sono personalizzati per quel cliente
- Il catalogo può essere privato (accessibile solo con il link) o pubblico
- I contenuti sono sempre aggiornati in tempo reale
Vantaggi rispetto ai cataloghi tradizionali:
- Niente più PDF obsoleti in circolazione
- Prezzi sempre corretti e aggiornati
- Possibilità di mostrare solo i prodotti rilevanti per quel cliente
- Il cliente ha sempre il suo riferimento salvato
Integrazione con il gestionale esistente
L’azienda utilizzava già un gestionale consolidato con anni di storico e una struttura dati complessa. Sostituirlo non era un’opzione praticabile.
Gestora si è integrato perfettamente attraverso l’importazione Excel:
- Il gestionale esistente esporta i dati in formato Excel
- Gestora importa il file rispettando la mappatura originale
- I dati del catalogo vengono aggiornati senza interventi manuali
- Lo storico e la struttura del gestionale esistente rimangono intatti
Questa soluzione ha permesso di ottenere i vantaggi di Gestora senza abbandonare investimenti e dati accumulati negli anni.
I risultati
- Zero lead persi: ogni contatto dai tre siti viene catturato automaticamente
- Tempo risparmiato: l’archiviazione manuale è stata completamente eliminata
- Team allineato: tutti vedono gli stessi dati aggiornati in tempo reale
- Pipeline trasparente: lo stato di ogni trattativa è visibile a chi deve vederlo
- Cataloghi sempre aggiornati: niente più confusione con prezzi o prodotti obsoleti
- Integrazione senza strappi: il gestionale esistente continua a funzionare, Gestora lo completa
Conclusioni
Gestora ha permesso all’azienda di passare da una gestione frammentata e manuale a un sistema centralizzato e automatizzato che:
- Cattura automaticamente i lead da tutti i canali web
- Li organizza in settori predefiniti senza intervento umano
- Fornisce visibilità completa sulla pipeline commerciale
- Coordina il team con un calendario condiviso
- Offre cataloghi digitali personalizzati sempre aggiornati
- Si integra con i sistemi esistenti senza richiedere migrazioni
“Gestora non ha sostituito il nostro gestionale storico, lo ha completato. Ora abbiamo il meglio di entrambi i mondi: lo storico e la struttura del vecchio sistema, più l’automazione e la collaborazione del nuovo.”
— Responsabile commerciale
Vuoi saperne di più?
Gestora si integra con WordPress, gestionali esistenti e altri sistemi tramite API e importazione dati. Non è necessario abbandonare i tuoi strumenti attuali per beneficiare delle funzionalità di Gestora.
Funzionalità utilizzate in questo caso:
- Modulo Contact con sincronizzazione API WordPress
- Categorizzazione automatica lead
- Pipeline e gestione stati
- Calendario condiviso
- Catalogo online con URL personalizzati
- Importazione Excel da gestionali esterni