Il cliente

Un’azienda specializzata in manutenzione e assistenza tecnica che gestisce:

• Impianti di climatizzazione (condizionatori, pompe di calore, VRV)
• Impianti termici (caldaie, centrali termiche)
• Impianti antincendio (estintori, idranti, porte tagliafuoco)
• Impianti elettrici (quadri, illuminazione di emergenza)

L’azienda serve circa 200 clienti tra condomini, aziende, uffici pubblici e attività commerciali, con contratti di manutenzione programmata e interventi su chiamata. Il team è composto da tecnici specializzati, un coordinatore operativo e una segreteria.

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La sfida: scadenze critiche e interventi non tracciati

Prima di Gestora, l’azienda rischiava ogni giorno di perdere il controllo:

Impianti registrati su fogli sparsi

Ogni cliente aveva impianti diversi con scadenze diverse, ma le informazioni erano sparse tra preventivi, contratti e appunti. Ricostruire l’elenco completo degli impianti di un cliente richiedeva di cercare ovunque.

“Un cliente ci chiedeva quanti estintori aveva in manutenzione con noi. Dovevamo cercare tra fatture vecchie di anni.”

Scadenze di legge dimenticate

La manutenzione di molti impianti è obbligatoria per legge (caldaie, antincendio, etc.). Senza un sistema di alert, alcune scadenze venivano mancate, esponendo i clienti a sanzioni e l’azienda a responsabilità.

Interventi non documentati

Gli interventi effettuati venivano annotati su rapportini cartacei, spesso illeggibili o persi. Non c’era uno storico digitale consultabile per capire cosa fosse stato fatto su un impianto.

Programmazione a memoria

Il coordinatore organizzava le uscite dei tecnici basandosi sulla propria memoria e su appunti. Capitava di dimenticare manutenzioni programmate o di mandare un tecnico senza i ricambi necessari.

Fornitori e ricambi non tracciati

I ricambi venivano ordinati quando servivano, senza tracciare quali fornitori per quali prodotti, a quali prezzi, con quali tempi di consegna.

Nessun controllo sui costi

Quanto costa mantenere un cliente? Quanto si spende in ricambi? Quali interventi sono redditizi? L’azienda non aveva dati per rispondere.

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La soluzione: Gestora

Database clienti e siti con Entity

Il modulo Entity gestisce tutti i clienti con i loro siti:

Categorie configurate:

• Condomini
• Aziende
• Uffici pubblici
• Attività commerciali

Per ogni cliente/sito:

• Ragione sociale e dati fiscali
• Indirizzo e accesso (codici, riferimenti)
• Referente tecnico e amministrativo
• Tipologia contratto (programmata, a chiamata)
• Elenco impianti in gestione
• Documenti contrattuali

La segreteria trova qualsiasi cliente in pochi secondi e vede subito quali impianti gestisce l’azienda.

Storico interventi con Entity Data

Per ogni cliente, il modulo Entity Data registra tutto ciò che viene fatto:

Informazioni tracciate:

• Data e tipo di intervento
• Tecnico che ha eseguito
• Impianto interessato
• Lavoro svolto
• Ricambi utilizzati
• Anomalie riscontrate
• Prossima manutenzione consigliata
• Foto prima/dopo

Aprendo la scheda di un cliente, il coordinatore vede l’intera cronologia: tutti gli interventi effettuati, cosa è stato fatto, da chi, con quali ricambi.

“Quando un cliente chiama per un problema, vediamo subito lo storico. Sappiamo cosa abbiamo fatto l’ultima volta e cosa potrebbe essere successo.”

Scadenze e manutenzioni con Reminders

Il modulo Reminders è il cuore della programmazione:

Reminder configurati:

• Manutenzione caldaie (annuale obbligatoria)
• Controllo estintori (semestrale)
• Revisione impianti antincendio (come da normativa)
• Manutenzione climatizzatori (stagionale)
• Scadenza certificazioni
• Rinnovi contrattuali

Ogni reminder ha una data di scadenza e genera alert con anticipo configurabile. Il coordinatore vede ogni settimana quali manutenzioni programmare.

“Prima le scadenze di legge ci terrorizzavano. Ora il sistema ci avvisa con un mese di anticipo. Nessuna scadenza mancata da quando usiamo Gestora.”

Programmazione tecnici con Tasks

Il modulo Tasks organizza il lavoro quotidiano:

Per ogni intervento:

• Cliente e indirizzo
• Tipo di intervento
• Tecnico assegnato
• Data programmata
• Materiali necessari
• Priorità
• Note operative

I tecnici vedono i propri interventi del giorno, il coordinatore vede tutto il carico di lavoro e può redistribuire.

Calendario operativo

Il modulo Calendar mostra la pianificazione:

• Interventi programmati per ogni tecnico
• Disponibilità per urgenze
• Ferie e assenze
• Appuntamenti con clienti per sopralluoghi

Il coordinatore organizza le uscite evitando sovrapposizioni e ottimizzando i percorsi.

Anagrafica fornitori con Suppliers

Il modulo Suppliers centralizza i fornitori di ricambi:

Per ogni fornitore:

• Dati aziendali e contatti
• Categorie merceologiche (ricambi caldaie, climatizzazione, antincendio)
• Condizioni commerciali
• Tempi di consegna abituali
• Referente commerciale
• Note e valutazioni

Quando serve un ricambio, il coordinatore sa subito a chi rivolgersi e a quali condizioni.

Documentazione con Directory

Il modulo Directory organizza tutti i documenti:

Struttura cartelle:

Clienti/
├── Condominio-Via-Roma/
│   ├── Contratto
│   ├── Libretti impianto
│   └── Certificazioni
├── Azienda-Rossi-Srl/
│   └── ...
Fornitori/
├── Listini
└── Condizioni
Modulistica/
├── Rapportini
├── Checklist
└── Certificati

Tecnici e ufficio trovano qualsiasi documento in pochi click.

Note operative

Il modulo Notes supporta la comunicazione:

• Segnalazioni su impianti problematici
• Indicazioni per tecnici
• Richieste particolari dei clienti
• Anomalie ricorrenti

Le note rimangono collegate al cliente e consultabili da tutto il team.

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I risultati

• Impianti sempre tracciati: elenco completo per ogni cliente
• Zero scadenze mancate: alert automatici per tutte le manutenzioni obbligatorie
• Storico completo: ogni intervento documentato e consultabile
• Tecnici organizzati: programmazione chiara, materiali preparati
• Fornitori a portata di mano: sapere sempre a chi ordinare
• Clienti soddisfatti: interventi puntuali, documentazione sempre disponibile

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Conclusioni

Gestora ha trasformato l’azienda di manutenzione da una gestione basata sulla memoria a un sistema strutturato che:

• Tiene traccia di tutti gli impianti e clienti
• Non dimentica nessuna scadenza di legge
• Documenta ogni intervento effettuato
• Organizza il lavoro dei tecnici

“I nostri clienti ci affidano impianti critici. Non possiamo permetterci di dimenticare una scadenza. Gestora ci dà la sicurezza di avere tutto sotto controllo.”

— Titolare

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Vuoi saperne di più?

Gestora si adatta ad aziende di manutenzione, facility management, impiantisti e service tecnici. La flessibilità del sistema permette di configurare tipologie di impianti, scadenze e interventi sulle specifiche esigenze operative.

Funzionalità utilizzate in questo caso:

• Entity per clienti e siti
• Entity Data per storico interventi
• Reminders per scadenze manutenzioni obbligatorie
• Tasks per programmazione interventi
• Calendar per pianificazione tecnici
• Suppliers per fornitori ricambi
• Directory per documentazione tecnica
• Notes per comunicazioni operative